So können Sie entspannt in den Urlaub fahren: 5 Tipps für die perfekte Urlaubsvertretung
von Talentor Germany GmbH in
Marketing & Communication — August 2022
Endlich ist Ferienzeit! Nicht nur im Büro ist es ruhiger als sonst, sondern auch Meetings und Videokonferenzen sind derzeit eher spärlich besucht. Viele genießen die freien Tage in den Sommermonaten und so ist es nicht ver- wunderlich, dass sich bei den anwesenden Teammitgliedern plötzlich Aufgaben auf dem Tisch stapeln, für welche sie ansonsten überhaupt nicht zuständig sind. Sie wollen sich vor lästigen Anrufen in Ihren wohlverdienten Ferien schützen? Dann sorgen Sie dafür, dass während Ihrer Urlaubszeit keine Fragen aufkommen können.Wir verraten Ihnen hier, wie Sie Ihre Urlaubsvertretung optimal organisieren:
1. Checkliste erstellen
- Fassen Sie alle offenen und wiederkehrenden Aufgaben und Projekte übersichtlich in einer Checkliste zusammen.
- Nennen Sie Kontaktpersonen für die einzelnen Projekte.
- Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen und Ressourcen bereit.
- Besprechen Sie jede Aufgabe einzeln mit Ihrer Vertretung.
2. Kritische Deadlines vermeiden
- Vermeiden Sie die Delegation von Aufgaben oder Projekten, die zeitkritische Deadlines während Ihrer Abwesenheit beinhalten.
- Übergeben Sie ausschließlich Aufgaben an Ihre Urlaubsvertretung die realistisch von Dritten bewältigt werden können.
- Erstellen Sie eine Liste von Worst-Case-Szenarien und legen Sie entsprechende Handlungsanweisungen dafür fest.
3. Rechtzeitige Information aller Beteiligten
- Informieren Sie alle Beteiligten mind. drei Wochen vorab über Ihre Urlaubszeiten.
- Klären Sie die gewünschte Form und den Umfang der Vertretung.
- Besprechen Sie die anstehenden Aufgaben gemeinsam. Beantworten Sie Rückfragen mit ausreichend zeitlichem Vorlauf.
- Informieren Sie Ihre Vorgesetzten über die Vertretungssituation und die Ressourcen während Ihrer Abwesenheit.
4. Vollmachten und Zugänge für Tools und Software
- Während Ihrer Abwesenheit sind Entscheidungen zu treffen? Übergeben Sie alle erforderlichen Vollmachten!
- Stellen Sie sämtliche Zugänge für Tools bzw. Softwares bereit, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit verwenden (zum Beispiel: CRM, CMS, Datenbanken, Vertriebstools, E-Mail-Accounts, etc.)
5. Abwesenheitsnotiz nicht vergessen
- Nach der sogfältig abgeschlossenen Vorbereitung aktivieren Sie eine ordnungsgemäße Abwesenheitsnotiz.
- Geben Sie folgende Punkte an: Genauer Urlaubszeitraum, Datum der Rückkehr, Name und Kontakt der Urlaubsvertretung.
Sie haben Fragen rund um das Thema Urlaubsvertretung?
Wir beraten Sie gerne: office.munich@talentor.com
